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Seguramente en algún momento has escuchado sobre el trabajo especializado que se realiza en la oficina por profesionales que se dedican a labores de gestión administrativa: el auxiliar u oficinista, ¿te ha pasado?
Si tienes dudas con respecto a las actividades que realiza un auxiliar administrativo, en Euroinnova podemos explicarte al detalle las funciones, las habilidades y la importancia de este profesional en un entorno de oficina, lee este artículo hasta el final
Antes de detallar cuáles son las actividades que realiza un auxiliar administrativo, debemos definir primeramente de qué va este puesto de trabajo.
Un auxiliar administrativo o auxiliar de oficina, es el encargado de realizar actividades administrativas y de despacho de acuerdo a los procesos específicos establecidos por una empresa, estos: archivan documentos, realizan trámites, apoyan la secretaría, gestionan agenda e incluso pueden ser asistente directivo de algún superior jerárquico, a quien ayudan a cumplir con sus funciones.
Demás está explicar bajo esta premisa la razón por la cual la persona que ejerce este cargo debe contar con una amplia experiencia laboral comprobable y vertida en su currículum vitae.
Un auxiliar se encarga del fotocopiado de documentos, del archivado de paquetes de información, del envío de mensajes, redacción de documentos y gestión de archivos, incluso pudiendo en ciertas ocasiones subsanar la inasistencia de personas de la secretaría o de recursos humanos.
El auxiliar administrativo debe presentar informes semanales y mensuales con información de relevancia, con una forma ordenada e inteligible para sus superiores, sean cifras o estadísticas, mediante presentaciones y en reuniones.
El profesional debe tomar en cuenta que esta información presentada debe ser impecable ya que a partir de ella los directivos tomarán las mejores decisiones.
En ocasiones se requiere que las funciones y habilidades de un auxiliar administrativo se asemejen a las de un auxiliar contable, sobre todo en instituciones financieras o empresas inmersas en el mundo de los negocios, teniendo en ocasiones que elaborar facturas o gestionar la tesorería.
Tras definir cuáles son las actividades que realiza un auxiliar administrativo debemos hacer una descripción de cuáles son las habilidades que alguien en este puesto requiere para desempeñarlo de forma efectiva.
Debido a todas las tareas y funciones que cumple dentro de la empresa y oficina, se considera que este profesional ejerce un cargo de suma importancia dentro del organigrama de la institución, ya que mediante su apoyo y consejo a la dirección general termina teniendo peso en la toma de decisiones de este departamento.
El auxiliar es el encargado de manejar la información que requiere el que ejerce cargo directivo y sirve de filtro y palanca para lograr la optimización de muchos procesos administrativos.
Ahora que ya conoces el detalle de las actividades que realiza un auxiliar administrativo, tómate un momento para pensar en tu formación, y qué mejor que forma que de la mano de Euroinnova, donde tenemos una gran oferta de cursos en línea que pueden ayudarte en tu desarrollo como auxiliar administrativo.
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